Tekstitöötlusprogramm Word võimaldab ühendada dokumenti andmebaasiga. Tulemusena saadakse dokumendid, mis oma põhisisult on sarnased, kuid erinevad teineteisest üksikute andmete poolest. Selliselt võimaldatakse luua ringkirju, ümbrikke, kutseid, tunnistusi, lepinguid, silte jt. dokumente.
Põhidokument – Main Document sisaldab kõike seda, mida tahetakse näha igal kirjal – teksti, pilte, graafikuid jne. Andmebaas – Data Source sisaldab infot, mis muutub igal kirjal – nimi, aadress jne. Ühendades põhidokumendi ja andmebaasi, asendatakse vajalikud väljad põhidokumendis infoga andmebaasist.
Vaatame, kuidas ümbikutele lisada aadressi hulgipostituse abil
1. Loo Exceli fail, kus 7 välja Tiitel, Eesnimi, Perenimi, Tänav/Küla, Linn/Vald, Postiindeks, Maakond. Kui on tegemist rahvusvahelise kirjavahetusega, siis peaks olema kaheksas väli riik.
2. Sisesta 5 inimese andmed
Vaatame kõigepealt versiooniga 2003 (inglise keel).
Sisesta kõigepealt Saatja andmed
Tools --> Option --> User Information Tab -->
Sisesta aadress.
Kliki nuppu OK
Hulgipositus (masspostitus) - ümbrikutele aadresside trükkimine
Kõigepealt oleks vaja luua põhidokument.
Ava MS Word.
Andmebaasiga ühendatud dokumendi loomiseks tuleb valida käsk Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge.
Avaneb hulgipostituse tark (wizard).
Select document type --> Envelopes --> Next: Starting document
Select starting document --> Vali Envelope Options alt ümbriku suurus --> Next: Select recipients
Select recipients --> Use an exististing list --> Browse --> tee topeltklikk loodud esimesel Exceli failil --> OK --> OK --> Next: Arrange your envelope
More Items --> Tiitel --> Insert, Eesnimi --> Insert jne (Vaata, et väljade vahele jääks tühik, muidu kirjutatakse sõnad kokku)
Next: Preview your envelopes
Next: Complete the Merge
Edit Individual Envelopes --> All --> OK
Vaata eelnevalt õpetust ka videona - hulgipostitus ehk masspostitus. (Videos on Word 2003 eesti keeles).
Peaaegu samamoodi saab ümbrikutele lisada aadressi ka programmiga Word 2007 (inglise keel)
Mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge Wizard
Envelopes --> Next: Starting document
Vali Envelope Options alt ümbriku suurus --> Next: Select recipients
-
Vali Browse --> otsi üles loodud Exceli fail --> OK --> OK --> Next: Arrange your envelope
More Items --> Tiitel --> Insert, Eesnimi --> Insert jne (Vaata, et väljade vahele jääks tühik, muidu kirjutatakse sõnad kokku)
Next: Preview your envelopes
Next: Complete the Merge
Edit Individual Envelopes --> All --> OK
Edukat hulgipostitust!
24. november 2009
Eve Keerus-Jusupov